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與創業家互動以來，時常聽聞希望建置員工股權激勵制度，以回饋初期就陪同打天下的員工，或做為吸引人才的措施。與此同時，也常遇到早期就給予員工股權的創業家，詢問對於員工股權的管理措施要如何補強等問題。其實此二議題應於初始制度選擇及建立時，即需同時考量為妥。以下我們就針對制度規劃上需注意的事項，以對象（資格）、數量、管理方式及常見誤區，進行分析。
一、對象（資格）
多數會參酌員工的年資、職級、工作績效、整體貢獻或特殊功績等，確認給予的對象，不過當開始為制度化時，一體化適用於內部（可包含公司國內外控制或從屬公司）全職或兼職員工，透過數量的核定來控制發予對象。
二、數量
此依員工的表現及條件而異，實務常見獲配股份數量的標準有：年度績效考核成績門檻、特殊專案工作表現或貢獻、有利於公司營運成長、具有公司所需之特殊工作技能等。
至於在核發「總數量」的控管上，一般為公司10%~15%股權，不建議保留過多的股數而影響公司募資時與投資人談釋股比例的交易條件。而在數量上的核發，值得留意的是，當股份有限公司的員工持有股權達1%起，從其持有股權起算達六個月以上，依公司法第245條第1項規定，就可以檢附理由、事證及說明其必要性，聲請法院選派檢查人，來檢查公司業務帳目、財產情形、特定事項、特定交易文件及紀錄。也就是說，此時的員工將取得我們平常聽到的「少數股東聲請法院選派檢查人」的權利。其他還有像是股東常會議案權（公司法第172-1條）、少數股東對董事之訴訟權（公司法第214 條）等，這些都是創辦人相當在意的權利。
確定數量後，還有一次發放或分次發放的議題，建議約定分階段設定條件的給予方式。畢竟，股份一旦核發給員工後，在沒有特別約定下，員工即取得股份的所有權利，創業者不能以員工之後表現差強人意為由，要求員工返還股份。且為了讓員工激勵效果得以延續，而不是單純第一次獎賞的效果，分階段設定達成條件及對應分次的股份數，會是更好的做法。畢竟，當員工取得股份，即成為公司的股東，且享有股東的權利；舉例而言，有些股份有限公司推出限制員工權利新股發行辦法時，會約定員工自限制員工權利新股發行日起後，於不同時程仍在職，且達成公司要求的績效條件時，可分別取得該階段的股份比例。
三、 管理方式
這點主要為創業家在意當員工取得股份後，卻要「轉頭走人」離職時之處理方式。針對股份給予員工後得否收回，涉及到是否予員工事先約定「買回約款」，以及公司事實上是否得依法買回兩個操作要點。
1.關於「買回約款」
依公司公告的員工認股制度，核發股份給員工時，和員工簽署的認購股份協議中是否有約定買回約款，至關重要。實務上為了讓買回約款順利進行，會細緻約定觸發買回的事由（例如離職），以及買回價格等，例如：「乙方（按：員工）具員工身分者，離職時同意甲方以淨值購回乙方所有持有之股份」，也就是公司與員工約定，如員工離職時，同意公司以淨值購回員工所持股份，以其等離職作為停止條件，於停止條件成就時，員工即負有向公司售回股份的義務。
2. 公司能否執行
非公發公司如果要買回其發行的股份，須符合公司法第167條規定（也就是股份回籠禁止原則），除非有「收回特別股」（公司法第158條）、「買回為庫藏股」（公司法第167-1條）、「股東於決議前反對重大交易案而請求收買時」（公司法第186條）、「收買股份為發放員工酬勞」（公司法第235-1條）、「股東於決議前異議分割或合併案而請求收買時」（公司法第317條）等任一情況，否則公司不得買回自己的股份。
在此限制下，如欲買回員工的股份，可從一開始公司發放予員工的股份，就設計為「特別股」，且公司章程中約定該特別股為公司可隨時收回；倘若發放的是普通股，則依現行實務作法，必須符合公司法第167-1條買回為庫藏股規定。但要執行買回為庫藏股，公司還必須符合「董事會應先做成買回員工庫藏股之決議」、「收買股份總數不超過公司已發行股份總數5%」以及「收買股份之總金額，不得逾保留盈餘加已實現之資本公積之金額」的三要件，否則將使「買回約款」落入無效的窘境。
四、常見誤區
當員工取得公司股份後即成為公司股東，據此對公司享有股東權利，且除了章程中對於特別股有不同的規定而使特別股股東具有差別的權利義務外，公司不可以只因為持股的股東是員工，而對其為額外限制，否則容易使公司甚至為創業家或入受裁罰的風險。以下提出常見錯誤作法：
1.不通知持股員工參與股東會或不想讓員工參與股東會？
因依公司法第172條規定，股東常會之召集，應於二十日前通知各股東；股東臨時會之召集，應於十日前通知各股東。如未通知，會有以下風險：
(1) 主管機關可依公司法第172條第6項本文規定：代表公司之董事，違反第一項至第三項或前項規定者，處1~5萬元以下罰鍰。
(2) 未被通知的股東，可因未受通知主張違反法定股東會召集程序，有權自決議之日起三十日內，訴請法院撤銷其決議。但在這裡也補充，實務上在議案特定，加上未被通知的員工如果持股比例不會影響決議結果下，公司還是有可能以「違反之事實非屬重大且於決議無影響者」請法院駁回股東的撤銷請求（公司法第189條及189-1條）。
此外，依公司法第 183 條第1及6項規定，股東會決議後20日內，公司有分發股東會議事錄予各股東的義務，如有違反，主管機關同樣可罰代表公司董事1~5萬元以下罰鍰。
2. 不想讓員工知道公司的財務報表？
非公發公司的財務報表，不像上市櫃公司有揭露之義務。實務上，創業家也多認為財報是機密資訊、或早期尚未實現獲利，如讓同時具有股東身分的員工看到，總覺得「不太自在」，或擔心影響士氣，又或是認為員工也僅是持有小股數，沒必要特定讓其知道公司整理財務情況等理由，而未給予持股員工的股東複印之財務報表。然而，此舉將違反公司第230條規定，分發各股東經股東常會承認之財務報表等表冊義務。代表公司之董事，恐面臨1~5萬元以下罰鍰的風險。
3. 不想讓員工拿到股東會議事錄？
依公司法第183條第1、2、4項規定，股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於「會後二十日內」，將議事錄分發各股東。製作及分發，得以電子方式為之。股東會議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果。違反時，代表公司之董事，亦恐面臨1~5萬元以下罰鍰的風險。
員工股權激勵制度為公司凝聚員工向心力目的所設置，但創業家也會希望能將該激勵效果持續有效發揮下，促進與員工間合作及維持公司經營權之安定，以及發揮給予員工股份效益的最大化，因此，我們誠摯建議規劃時，就要同時考量發放後是否由收回等需求，以及員工成為股東後的效果，進行整體權衡利弊，規劃出合適且能持續運行的員工股權激勵制度。
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