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前陣子臺灣的新創圈發生了一件大事，躍上了各大媒體的社會版頭條，適時筆者正在撰寫本篇文章，深深有感新創公司在現如今的高速發展環境中，除了商品要不斷的優化調整，商業模式要與時俱進，還要面對許多未知的競爭對手隨時可能跨產業來打劫你的生意。
因此除了外部的資訊收集以及彙整，更重要的是內部人員的溝通與協調。良好的溝通不僅能提高團隊的效率，還能促進正向的工作氛圍，避免專權獨斷與職場霸凌等問題。本篇文章將探討新創公司如何建立高效的內部溝通機制，並提供實用的方法來營造友善的職場文化。
一、新創公司常見的溝通問題
新創公司通常是扁平化的組織架構，成員往往來自不同的專業領域，許多團隊甚至來自不同世代，生活環境及工作習慣也不盡相同，加上市場變化快速，網路資訊發達，許多資訊不一定正確等等因素，都可能導致內部溝通面臨許多挑戰，筆者粗略列出以下幾點常見的問題。
1.資訊不對稱
不同部門之間可能因為資訊封閉而產生誤解。這個問題在新創公司算是非常常見的問題，因為許多新創公司在商品正式發表前，有許多資訊必須要保密到家才行，因此不同部門之間或多或少一定存在著資訊落差，偏偏有時候就是需要不同部門之間一起協作，這時便會產生雞同鴨講或是資訊不完整的情況，進而導致不同部門之間紛爭。
2.溝通頻率不足或過量
頻率過低會導致信息缺乏或進度停滯，頻率過高則可能導致資訊重覆或超載。這點也常見於新創公司中，許多創辦人因自身能力強大，常常身兼數職，往往會造成沒有時間定期和團隊更新資訊，進而導致每次更新時，資訊量超載團隊跟不上進度或正在進行的工作需調整方向甚至被迫終止。
3.角色與責任劃分不清
若新創公司內部缺乏明確的職責分工，容易產生推卸責任的情況。這點也是新創公司常因資金問題或因應階段性發展的過程中，人力有限需要一人分飾多角，以及跨部門管理或工作時，經常會發生的情況。
4.權力集中化
新創公司的領導層在公司初期發展過程中，經常會遇到許多決
策牽涉多個部門，若未能有效授權或授權之後又因故收回，容易導致專權獨斷的管理問題，造成將帥不合，基層問題無法向上傳達，執行效率不彰等問題。
5.職場霸凌問題
當員工間的溝通方式不夠尊重對方或權責不明，容易引發不必要的衝突。這也是許多新創公司在鼓勵員工勇於發言時，常常忽略了人與人之間的關係，以及缺乏正向溝通管道和良好的互動方式，進而引發的潛在問題。
6.文化與價值觀差異
由於新創公司經常吸引來自不同背景的人才，可能導致 不同世代或不同專業之間，互動方式及工作習慣不同而造成的認知落差，也有許多因為個人語氣或不同領域專業用語不同而產生誤會的情況。
7.遠端與混合工作模式的挑戰
隨著遠端工作的普及，常伴隨團隊有效溝通變的更加困難。常見的問題便是工作進度推遲，或是溝通工作細節不夠落實，進而造成工作內容不如預期，或工作進度及方向有很大的認知落差。
二、建立高效的溝通機制
要解決上述問題，新創公司需要建立明確且適當的溝通機制，確保團隊協作順暢，提升整體運營效率。
1.制定明確的溝通規範
(1) 公司應該制定內部溝通規範，包括：選擇適當的溝通工具（如 Slack、Microsoft Teams、Trello 等）。
(2) 區分不同的溝通模式，全公司，跨部門，部門內部等（即時通訊 vs. 電郵 vs. 會議）。
(3) 設定回覆時限，依保密性，重要性及急迫性的資訊狀態區分資訊標籤（如 24 小時內必須回覆非緊急郵件）。
(4) 培養透明的溝通文化，確保所有員工都能獲取必要的資訊。以及向上溝通或申訴的管道，避免特定人士刻意隱瞞或製造錯誤訊息，及訊息傳達不完整。
(5) 建立正式與非正式溝通渠道，定期安排員工聚餐或戶外活動，鼓勵員工在適當的場合認識不同部門的同事，增進公司同事間的和諧。
2.鼓勵開放與雙向回饋
(1) 溝通應該是雙向的，除了單方面的命令或通知外，公司內部應有明確的工作指示及需設定時限內期望達成的目標，並透過雙向溝通，了解實際工作情況是否能如期完成，若無法完成其原因或阻礙為何？如何共同排除或重新制定目標以符合實際情況。
(2) 設立匿名回饋機制，讓員工可以安全地反映問題。此外，安排解決問題的人也需選擇利益迴避或能公正處理的主管，真實了解雙方陳述後，如實呈報領導管理階層，透過投票或公開討論有效解決方案的方式來排除問題。
(3) 每週或每月舉行團隊回顧會議，讓每個人都有機會表達自己的意見，以及提出有效的改進方案或探討更多可能性。也許，並非每個人的意見都是有所建樹的，但透過自由表達的過程，除了可以舒發己見外，也能釋放積壓許多的壓力，讓領導者能了解團隊中潛在的問題及陋習。
(4) 領導者應該主動詢問團隊的需求與困難，傾聽團隊每個人的聲音，而非僅下達指令。
透過雙向回饋，可以讓員工更加理解領導層的期望與願景，更能體會領導層的困難及壓力。
(5) 定期舉辦員工聚會及有趣的戶外活動，透過軟性活動更能看見員工之間真實 的互動情況。比起各別約談，活動中的私下聊天，較為輕鬆無壓力的狀態下，員工才能更暢所欲言的表達，讓領導者能聽見員工心裡真實的聲音。
3.善用科技工具提升溝通效率
現代的新創公司應該多多利用相對專業的工作專用的通訊工具來有效提高溝通效率，例如：
(1)即時通訊工具（如 Slack）適用於快速即時討論問題。
(2)專案管理工具（如 Asana、ClickUp）適用於部門明確分工。
(3)文件共享工具（如 Google Drive）適用於公司公告，確保全公司所有人都能即時獲取必要的資訊。
這些線上的工具也能讓遠端員工可以隨時收到完整資訊，也不會有明明有公司有公告，但卻有員工不知道的問題發生，公司的公告等相關事務的佈達也應避免使用紙本這種過時的又不環保的方式。
4.避免會議過量，提升會議效率
筆者觀察許多新創公司也非常容易陷入「開太多無效會議」的問題，導致員工花費過多時間在冗長的討論中。不但浪費時間，也會影響員工的工作效率和狀態，改善方式包括但不限於：
(1) 在開會前先設定明確的議程與目標。
主持會議的人應充份掌握討論時間及每個人的發言時間，並限制會議總時長於三十至四十五分鐘內解決核心問題，且確保會議紀錄完整可供後續查閱。確保每次會議後每一個與會者都有清晰的行動計畫以及明白自己所負責的工作為何。
(2) 主要的負責人也應於會後持續跟進，以確保會議中討論的事情有效被落實。
允許非同步溝通，讓員工可以利用錄影或會議記錄的文件交流來減少即時會議的需求。
5.建立良好的內部知識管理系統
公司成長的過程中，有許多專業知識或產品相關資訊，包含新人訓練流程等，許多資訊應避免只有特定人士知道，故儘早建立內部知識管理資料庫，變得尤為重要。透過 Wiki、Notion 或 Confluence，記錄所有標準作業程序（SOP）、FAQ 及公司策略，讓員工能快速找到所需資訊，減少不必要的詢問與誤解。
三、營造友善與包容的職場文化
新創公司的文化決定了員工的工作體驗與企業的長遠發展，因此如何建立一個尊重、包容與開放的環境，便是領導者需要好好思考的課題。這一點在新創公司卻常常被忽略。最主要的原因當然是領導者在公司草創期每天想的都是如何為公司帶來更多營收，或是產品應如何改進，如何接觸更多消費者等，公司生存下去所需要面對的問題。然而對於公司長遠的發展來說，公司內部的職場文化與友善的工作環境才是真正能幫助公司在面對許多外在挑戰的時候，能持之以恆的關鍵根本。
針對這二個部分許多專家學者的解決方案各有不同，但若深入了解其根本的關鍵因素，還是在於能否持續優化及針對不同產業工作模式進行調整，以符合自己公司的實際情況，如此才能達到立竿見影的成效。筆者在此簡單提出一些愚見，主要針對大方向的要點，供大家參考之 :
1.領導者的言行應起到榜樣作用
˙ 身為領導者當然應該身體力行，展現開放與尊重的溝通方式，切勿使用命令或教導的語氣，須知目的在於建立公司文化，而非管理教育，以下幾點可供嘗試例如： ˙ 領導者若有決策錯誤或判斷失誤，應公開承認錯誤，並借此鼓勵員工多多提出不同觀點。確保每一個決策能更全面考量到所有第一線的實際情況。
˙ 領導者及主管層應凡事以身作則，遵守公司所發佈的工作規章，訂立明確的罰則及獎勵，確保賞罰分明，言行一致，說到做到，賞罰過程公開透明、快速公正。
˙ 鼓勵團隊合作，責任共同承擔，獎懲人人平等，建立團隊榮譽感，避免個人英雄主義。 也可定期投票表決共同決定主管人選，讓每個人都有機會擔任領導職更能換位思考，親身體會領導層所需考量的層面及所承擔的責任。
˙ 領導者應定期主動關心員工的身心健康，觀察工作狀態是否有所異常，同事之間是否存在排擠或霸凌等情況，即時提供支援與幫助。
2.確保工作環境的每位員工心理有安全感
˙ 在此所指的心理安全感主要是員工能夠在工作上，自由表達意見而不怕被懲罰或嘲笑。這可以透過：
˙ 建立無批判的討論空間，讓員工敢於發言。
˙ 透過內部調查了解員工的心理狀態。
˙ 提供適當的心理健康資源與諮詢管道。
˙ 培養團隊精神與信任感，透過團隊活動增強凝聚力。
四、持續改善與優化溝通策略
隨著公司的發展，內部溝通機制需要持續調整與優化。
定期檢討與調整：
˙ 每季進行一次內部溝通調查，了解員工滿意度。
˙ 根據反饋調整溝通工具與規則。
˙ 分析溝通數據，評估溝通效率與問題點。
引入專業顧問或培訓：
˙ 透過外部專家提供溝通與團隊合作訓練。
˙ 安排工作坊，幫助員工掌握有效溝通技巧。
建立內部獎勵機制：
˙ 獎勵積極溝通、促進團隊合作的員工。
˙透過公開表揚或績效獎金來鼓勵良好的溝通行為。
˙鼓勵創新建議，讓員工積極參與公司決策。
˙這些措施將有助於確保企業的長期發展，並維持健康的組織文化。
五、結論
總結來說，一間新創公司的發展及創新能力，實際上是公司內部所有人的互動結果。基層員工的反饋、管理層的溝通協調、決策高層的理解等等許多因素，都會影響公司的長遠發展。創業者需要時刻關注公司內部的問題及創造員工向上發展的制度，並積極與基層員工溝通，因應不同階段調整內部組織架構。只有這樣，才能真正打造出具有競爭力和創造力的團隊。也才能為公司的未來奠定堅強的基礎。
