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2019.11.13

【新興籌募資數位工具介紹】終結執行長惡夢的利器-線上財會軟體介紹

損益表、資產負債表、現金流量表,想必讓非商科背景的創業家一個頭兩個大。在公司還沒找到CFO(或是沒錢找),CEO得自己校長兼撞鐘的情況下,是否有較為方便使用的軟體,可以協助大家較為妥善地處理這些問題?本月【新興籌募資數位工具介紹】安排「終結執行長惡夢的利器-線上財會軟體介紹」一文,將針對這個問題與大家分享四款目前較為知名的系統,Xero、Freeagent、Freshbooks、NexTrek,讓新創執行長輕鬆上手,擺脫滿頭$的夢魘。

損益表、資產負債表、現金流量表,一個頭兩個大,想必各位創業家在創業一段時間後,必定要面臨這三大表的摧殘,在公司還沒找到CFO(或是沒錢找),CEO得自己校長兼撞鐘的情況下,是否有較為方便使用的軟體,可以協助大家較為妥善地處理這些問題?本期新興籌募資數位工具介紹,將針對這個問題與大家分享數個可試用的軟體,這些在筆者微弱且遙遠的初會知識下,也使用無礙的軟體,想必對各執行長而言絕對是小菜一碟、蛋糕一片。

網路上其實不乏善心人士分享可運作於Excel或google試算表的簡易公式檔案,這些檔案也相對容易依據各公司的情況做重新撰寫安排,但只是這樣的話這篇文章就結束了,因此我們將介紹五款目前較為知名的系統,供大家參考。但請切記,若公司上了軌道,還是建議至少需委外記帳,此外為了享受所得稅法中的各項獎勵,也必須完成經會計師「稅簽」的稅務申報,另當公司實收資本額達3,000萬元以上、全年營業收入達1億以上、年底員工人數達100人以上,上述三項條件滿足至少一項的公司,財務報表應先經會計師查核簽證,也就是「財簽」,這些都攸關公司的權利義務,以及在募資階段是否可提供投資人掌握公司的現況,因此在公司情況許可下,還是讓開交給專業的來吧!

 

Xero

第一款軟體為Xero,Xero由同名公司所提供的SaaS會計系統,Xero的總部位於紐西蘭,並於澳洲、英國以及美國設有分公司,Xero同時在紐西蘭交易所和澳洲證券交易所上市。

Xero的特色之一,即是在Xero的介面上,首頁的Dashboard提供了一目了然的帳號金額變動、帳單與發票資訊、現金流動狀態等。

Xero可直接連接全球數個銀行帳戶將帳戶資訊直接導入(但似乎無法與台灣的銀行帳戶串接),亦可自行設定不與銀行連線。在其他功能上,也提供員工的支出管理以及薪資計畫,前者讓員工可以更即時的上傳支出狀況,後者則自動化安排薪資支出,這些都有利於企業及時控管資金流動。

在銷售以及進貨的登錄上,需要有詳細的產品編號、品項名稱、數量以及收付款對象,這部分在登打時較為繁雜,需先設定好避免同品項、同收付款人卻因隨手登記而混亂。

在可視化的圖表提供上,除了標準的損益表、資產負債表、現金流量表自動彙整外,亦提供多種業務表現的統計數據圖表報告,例如毛利率、資產負債率等,這些都能加速決策者快速了解公司的發展現況。

Xero除了本身功能完整詳盡外,亦可與許多其他服務系統串接,方便使用者跨平台分析以及導出入數據。綜言之,Xero適合對於傳統會計資訊較有需求的團體與個人使用。

 

Freeagent

第二款軟體為Freeagent,FreeAgent的公司總部位於蘇格蘭愛丁堡,於2016年時在倫敦證交所掛牌,2018年被蘇格蘭皇家銀行收購。Freeagent與Xero類似,在首頁overview的部分,直接顯示現金流、發票、帳單等資訊,較特別的是也提供了當其財報年度可供作股利的資訊,讓股東更直覺的瞭解公司資金現況。

 

Freeagent可直接連接全球數個銀行帳戶將帳戶資訊直接導入(同樣地無法與台灣的銀行帳戶串接),亦可自行設定不與銀行連線。在其他功能上,「Expenses」的功能是一大特色,畢竟小企業常常先墊後給付,或是許多支出是老闆先付錢,這部分讓老闆與員工的暫時性支出統整至公司帳務中,避免資產負債表等資訊失真。

此外,Freeagent另一項較為特殊的功能,就是「Projects」,以專案方式記錄花費時間、金錢的出入,方便管理專案並檢視是否有所收益,有助於排定未來的專案規劃。

相較於Xero,Freeagent更注重一些貼近現實的紀錄需求,包含專案系統、私人帳務整合等,而傳統會計報表僅提供資產負債表與損益表,因此,Freeagent更適合一些剛起步的公司使用,在最小的紀錄成本下了解公司夥伴的進度與資金現況。

 

Freshbooks

Freshbooks的風格應該是最接近近年來的SaaS新創,簡單的引導以及略帶可愛的畫風構成Freshbooks的板面,在各項目輸入方面模擬填寫紙本單據,更具臨場感。

Freshbooks的設計必須直接連接全球數個銀行帳戶將帳戶資訊直接導入(同樣地無法與台灣的銀行帳戶串接)。在其他功能上,類似於Freeagent,但在團隊協作以及進度追蹤上更加友善,但就會計軟體而言稍嫌不足,Freshbooks更接近於專案以及應收付的追蹤與記錄軟體。

 

NexTrek

最後,介紹一款較為簡潔,由台灣的新創團隊匯雲數位所提供的SaaS雲端記帳系統NexTrek,如同個人記帳App,使用者只需輸入金額、分類、日期等項目,就可由NexTrek為使用者完成相關報表。NexTrek依照使用人數多寡,提供一個月699元Lite方案及999元Pro方案,也提供額外客製化帳戶數量的Elite專案。

NexTrek的設計是以公司帳戶為依歸,因此使用上需先設定好公司有哪些帳戶(如不同的銀行帳戶、公司現金,甚至是老闆或員工代墊等),未來的收支在登記時都需選定帳戶。所有收支紀錄也提供附件上傳的功能,在每項收支紀錄時,同時可做手續費、營業稅等紀錄,不須為此類項目再自行登打資料。

NexTrek除了提供標準的損益表、資產負債表、現金流量表自動彙整服務,也提供當前公司的資金現況,以利使用者快速掌握公司各個資金帳戶以及應收應付的現況。

 

綜言之,使用NexTrek可能須對財務報表上的一些名詞具備基本的認識,且該系統不包含存貨管理,收支皆以總金額登錄,因此若營業項目有頻繁的進出貨數量需留意,則需其他系統服務。但NexTrek仍為一款簡單易用的系統,不太需要過多繁雜的設定,非常適合創業者使用。

結語

以上介紹的軟體都各有特色與擅場,當然,其他知名軟體包含Quickbooks、blackline等,因需要設定的環節較為複雜,或是不提供試用環境,可能更適合由專職會計人員或已有一定會計知識水準的朋友操作,因此就未於本文中多做介紹。對於創業團隊而言,應該挑選一個適合自己團隊的軟體,而非去挑選一個高尚大或是便宜耐操的軟體,此外,為了避免公司或團隊運作一段時間後,發現現金不足或帳務混亂,雖然會計容易快快忘記,還是建議各創業家必須花點心思多多了解狀況。

 

參考資料

施怡婷, 2019/1/4, 丟掉Excel表格,NexTrek雲端系統讓新創公司輕鬆記帳, https://www.bnext.com.tw/article/51825/nextrek-accountingtech-forstartup-cloud-fintech-erp